Le système d'information de gestion de la commune présente simultanément une vision budgétaire avec les prévisions de dépense et de recette et d'autre part une vision comptable avec les dépenses et les recettes réalisées, ce qui demande une étroite coordination avec la Trésorerie. L'organisation repose sur un système d'information précis et performant : rigueur dans les définitions et l'usage du langage, coordination et maitrise des moyens de traitement.
Un plan de comptes adapté …
… pour contrôler l'exécution du budget
Le principe du contrôle est de pouvoir comparer pour chaque rubrique du budget les prévisions qui avaient été faites en début d'année avec les réalisations constatées en fin d'année. Les rubriques du budget identifient l'ensemble des dépenses et des recettes prévues par la commune. Les réalisations sont enregistrées dans ces mêmes rubriques dans le système de comptabilité financière tenu par le service de la Trésorerie.
Pour assurer une parfaite coordination et compréhension entre la Trésorerie et les services comptables de la commune, le législateur a donc imposé une seule et même liste de comptes utilisée de part et d’autre de la même manière. Les définitions et les règles d’enregistrement des recettes et des dépenses constituent le « cadre comptable » de l’instruction M14 consultable par tous sur le site de la DGCL (Direction Générale des Collectivités Locales)
Par ailleurs le législateur a imposé que les dépenses et les recettes soient enregistrées dans chacun des systèmes d'information comptable de la commune et de la Trésorerie en utilisant les mêmes documents (les mandats et les titres), en employant les mêmes libellés et la même codification. Ainsi en garantissant l'utilisation d'une source unique et d'un langage commun l'organisation maîtrise la cohérence entre les deux
C'est donc à la commune, qui engage et qui perçoit, qu'il revient de déclarer les opérations de dépense et de recette, d'établir les mandats et les titres, de les enregistrer dans son application de gestion budgétaire avant de les transmettre à la Trésorerie.
… pour s'intégrer dans l'environnement économique
La commune, avec les flux financiers qu'elle génère par ses dépenses et ses recettes, est un acteur important de la vie économique du pays et sa comptabilité doit s'harmoniser avec les pratiques des autres acteurs (entreprises, associations, groupements, syndicats, etc.).
Le législateur s'est donc aligné sur le plan comptable général et on retrouve, dans l'instruction M14 et dans les pages du Compte Administratif, la structure et la nomenclature des comptes de la comptabilité générale utilisée notamment par les entreprises. Les dépenses et les recettes sont ainsi enregistrées selon un répertoire de « comptes » dont les libellés précisent les caractéristiques juridiques, économiques, fiscales, etc. des opérations concernées.
Le langage comptable n'est pas un mode d'expression usuel et familier pour l'ensemble de la population, son vocabulaire de spécialiste peut dérouter voire rebuter tout un chacun.
Conscient de cette difficulté le législateur s'est efforcé tout d'abord de prendre quelques distances avec le vocabulaire habituel. Il n'utilise pas le terme de « plan comptable » mais de « plan de comptes », il n'utilise pas des « comptes » mais des « articles », le budget est l'ensemble des « dépenses et recettes » de la commune et non l'ensemble des « charges et produits », et pour résumer la commune publie le « compte administratif » d'une année et non le « compte d'exploitation ou de résultat » et encore moins le « bilan » !
Simultanément pour décrire le plan de comptes le législateur tente de concilier les différentes préoccupations des gestionnaires pour donner une information non seulement comptable, mais également une vision budgétaire et une analyse de gestion. Nous allons donc découvrir les mots-clés de l'information budgétaire et de gestion que sont : les sections, les fonctions, les chapitres, les catégories, les articles, les opérations réelles et les opérations d'ordre.