M 1-4 Les fonctions

Nous venons de voir comment sont analysées par chapitres les dépenses et les recettes réelles qui composent les résultats réels de la  section de Fonctionnement. Nous allons maintenant aborder une présentation des comptes qui est indispensable pour connaître la destination de ces mêmes dépenses et recettes réelles : la ventilation par fonction.

Les communes de moins de 3.500 habitants (exemple : Marnes-la-Coquette) ne publient pas de ventilation de leurs dépenses et de leurs recettes par fonction. Il en résulte que sur le territoire de Grand Paris Grand Ouest (ex GPSO) toutes les autres communes ventilent leurs dépenses et recettes par fonction.

En revanche deux présentations existent selon que la commune a opté pour voter son budget :

• par nature (priorité donnée aux prévisions de dépenses et de recettes exprimées par article ou compte)
•  ou par fonction (priorité donnée aux prévisions de dépenses et de recettes exprimées par destination).

Sur le Territoire de GPSO seule Boulogne-Billancourt a choisi de voter ses budgets par fonction ! L'objectif est donc de réconcilier ces deux présentations pour retrouver de part et d'autre les mêmes informations. Quelles sont-elles ?

La notion de « Fonction » 

L’organisation de l’Etat attribue aux différentes collectivités locales : communes, communautés de communes ou d’agglomération, départements, régions, etc. des domaines dans lesquels elles ont une responsabilité de gestion et où elles interviennent financièrement dans le fonctionnement et les équipements des services qui relèvent de chacun de ces domaines. On parle de « Domaines de compétence » ou en comptabilité de « Fonctions ». Le public parle plutôt des « Services » de la commune bien que « services » et « fonctions » (ou « sous-fonctions ») ne sont pas toujours rigoureusement identiques

Au niveau de la tenue des comptes chaque fois que cela est possible les opérations de dépenses et de recettes sont enregistrées simultanément dans deux comptes répondant aux deux questions suivantes  :

1. « qu’est-ce que c’est ? », c’est à dire quelle est la nature de la dépense ou de la recette ? Ce qui permet de définir le compte dans lequel il faut enregistrer l'opération,
2. « c’est pour quoi ? », c’est à dire pour quel service, vers quelle « fonction » ces dépenses et ces recettes sont-elles destinées ?

L’organisation en fonctions

Comme on a recensé précédemment les différentes natures de dépenses et de recettes auxquelles on a attribué un code d’identification (classe et sous-classes), la comptabilité des collectivités territoriales a établi la liste détaillée des fonctions et de leurs sous-fonctions et leur a attribué également des numéros d’identification analytiques (ou codes fonctionnels)

Dix fonctions majeures structurent les comptes des communes (numérotées de 0 à 9) :

Vous avez déjà parcouru la liste ci-dessous lors du premier module M 1-0. Nous vous invitons à vous imprégner à nouveau de la richesse d'analyse que représente l'ensemble de ces fonctions et sous-fonctions.

Voir la liste des FONCTIONS

Revenez ici pour terminer ce module.

NOTA : Vous aurez remarqué que :

• tous les services communs se terminent par zéro (0)
• les sous-fonctions majeures sont en caractères gras. Elles ont vocation à totaliser les montants des sous-fonctions mineures en caractères maigres listées sous elles.
• Cette liste complète des fonctions et sous-fonctions possibles vous permet de percevoir ce que vous pouvez obtenir comme informations dans les maquettes. Mais attention, selon les communes certaines fonctions ou sous-fonctions peuvent ne pas être ouvertes si aucune dépense et/ou recette a été engagée.

 INFORMATION IMPORTANTE :

Les dépenses et les recettes réelles étant ventilées par fonctions puis par sous-fonctions, il est possible d’analyser comment sont réparties les dépenses et comment sont utilisées les recettes. Mais attention : il y a toujours des dépenses et des recettes non ventilées car la comptabilité publique ne procède à aucune répartition par application de coefficients plus ou moins contestables. Par ailleurs certaines dépenses ou recettes ne sont pas ventilables par nature (exemple : la recette fiscale correspondant à la taxe d’habitation ou aux taxes foncières est perçue sans idée d’affectation car elles financent l’ensemble de la commune). 

1- Les maquettes présentées par nature

Sur le territoire de GPSO ce sont les communes de Chaville, Issy-les-Moulineaux, Marnes la Coquette, Meudon, Sèvres, Vanves, Ville-d’Avray et le territoire GPSO.

Au sommaire de la maquette, c'est dans les « annexes » que l'on trouve les tableaux de ventilation des dépenses et des recettes par fonction.

Affichons le tableau de ventilation de la commune de Ville-d’Avray en 2015 (Réf IV A « Vue d’ensemble ») :

On note que pour la section de Fonctionnement d'un côté et pour la section d'Investissement de l'autre il y a un tableau de ventilation croisée des dépenses et des recettes de la section.

La ventilation est matérialisée par les 12 colonnes suivantes :

• 10 colonnes pour les montants ventilés dans les 10 fonctions majeures (*)
• 1 colonne pour les opérations non ventilées
• 1 colonne pour le total général (ventilées + non ventilées)
• A gauche la liste (**) des dépenses et des recettes à ventiler

Cette présentation est simple, classique, facile à lire et ne causant aucune difficulté de compréhension. C'est pourquoi nous la conserverons comme référence pour analyser la présentation de Boulogne-Billancourt.

(*) La ventilation sur les 10 fonctions majeures est publiée par toutes les communes. En revanche l'éclatement de chaque fonction en ses sous-fonctions n'est malheureusement pas publié systématiquement. Cette analyse détaillée étant indispensable pour se rapprocher des services si familiers aux habitants, notre association a inscrit cette réclamation « pour la transparence des comptes publics » dans ses priorités lors de ses contacts avec les élus.

(**) Dans le tableau publié par toutes les communes la liste se limite le plus souvent aux seuls chapitres. Malheureusement le niveau d'agrégation que représente le chapitre est tel qu'il n'assure pas une bonne compréhension de la gestion menée. Une vision éclatée de certains chapitres peut donc s'avérer nécessaire « pour la transparence des comptes publics » et c'est une nouvelle priorité pour notre association que d'obtenir des communes l'accès facile à ces informations.

2- Les maquettes présentées par fonction.

Sur le territoire de GPSO c'est la commune de Boulogne-Billancourt.

Au sommaire de la maquette, c'est dans les Annexes « IV – A Présentation croisée par nature » que l'on trouve les tableaux de ventilation des dépenses et des recettes par fonction.

En illustration voici le tableau de ventilation croisée par nature de la fonction « 922 Enseignement – Formation » pour la commune de Boulogne-Billancourt en 2015 (Réf IV A1 « Section de fonctionnement – Présentation détaillée »)

• Les dépenses par nature (La page 90 est la suite des sous-fonctions du 922)

• Les recettes par nature (La page 93 est la suite des sous-fonctions du 922)

Observations : Le tableau croisé par nature pour la fonction « 922 Enseignement – Formation » occupe 6 pages de la maquette 2015 ! C'est en effet la présentation complète de toutes les sous-fonctions composant la fonction majeure et de tous les articles composant les chapitres de dépenses et de recettes. La quantité d'information s'étale donc pour les sous-fonctions en largeur sur 2 pages et pour les dépenses et les recettes en hauteur sur 3 pages

Cette présentation est le maximum possible mais elle est volumineuse. La réflexion pratique demande donc à notre association de définir quelle est l'optimum raisonnable pour satisfaire le besoin de transparence à satisfaire pour les habitants.

On remarque également une nouvelle codification commençant par 9 :

• pour identifier l'ensemble des fonctions et sous-fonctions,
• et l'apparition de deux chapitres dits « fonctionnels » dans chaque section pour répartir les montants entre ventilés et non ventilés :

Nous avons vu les tableaux de ventilation par fonction. Voyons maintenant les chapitres dits « fonctionnels » pour les dépenses et les recettes non ventilées. Voici deux extraits :

Dans l'immédiat seules la liste des articles non ventilés et les montants réalisés correspondant nous intéressent.

Enfin notons que le total des deux chapitres ventilés et non ventilés doit être égal au total des dépenses réelles (ou des recettes réelles) par nature dans chaque section

Exercice pratique :

L'objectif de l'exercice : Pour analyser les dépenses réelles totales et les recettes réelles totales ventilées par fonction nous vous proposons de saisir dans le tableau d'exercice 4 pour l’année 2016 les montants ventilés et les montants non ventilés pour chacune des sections (Tableau 4-1 pour les dépenses et Tableau 4-2 pour les recettes).

Récupération des « Présentations croisées par fonction » : Ouvrez la maquette 2016 de votre commune (précédemment téléchargée).

• Pour toutes les communes (sauf Boulogne-Billancourt), rendez-vous avec l’aide du sommaire dans les Annexes pour afficher la « Présentation croisée par fonction » qui comprend une page pour la section de Fonctionnement (Réf. IV A1.1) et une page pour la section d’Investissement (Réf. IV A1.2).
• Dans la maquette de Boulogne-Billancourt vous travaillerez avec la maquette intitulée « Vue d’ensemble des sections » (Réf. II A1.2) figurant au sommaire dans le « Vote du budget« . N’oubliez pas que pour Boulogne-Billancourt les dépenses et les recettes ventilées par fonction sont regroupées dans les chapitres fonctionnels 92 en Fonctionnement et 90 en Investissement, et que les non ventilées sont détaillées puis regroupées dans les chapitres fonctionnels 93 en Fonctionnement et 91 en Investissement.

Si vous avez un tableur (Excel, Open Office, etc.), ouvrez le fichier Excel « Exercices Niv 1 ….. 2016 » de votre commune que vous avez vous avez téléchargé dans le répertoire « Formation TCP » au cours du module M 1-1 Les maquettes et ouvrez successivement les feuillets  « Tableau 4-1″ puis « Tableau 4-2″ (Pour des raisons pratiques nous avons préféré séparer les dépenses et les recettes)

Si non, imprimez les « Tableau 4-1 » puis « Tableau 4-2 » du document Pdf  « Tableaux Exercices Niv 1 …. 2016 » de votre commune téléchargé au cours du module M 1-1 Les maquettes

• Ouvrez à l’écran les pages de la maquette 2016 de votre commune référencées II A1.2
• Procédez aux saisies dans les « Tableau 4-1″ puis « Tableau 4-2″ des opérations réelles de l’année 2016,
• Faites vos vérifications et terminez avec une sauvegarde de votre travail.

Contrôles de saisie : Le CA 2016 de Ville-d’Avray comporte une erreur reconnue par la service « Finances et comptabilité », mais la maquette n’a pas été modifiée. Aussi nous attirons votre attention sur le tableau 4-2 : une fois les recettes d’investissement saisies par fonction le contrôle de saisie affichera un montant de -133 K€, ce qui est exact (pas d’erreur de saisie).

FIN DU MODULE M 1-4

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Suite – module M1-5 Et Maintenant

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