Depuis longtemps les comptes de la commune sont consultables en mairie par les citoyens et dans la présentation d'un dossier relié, comme le montre l'image ci-dessus. Aujourd'hui ils sont en principe publiés et téléchargeables sur les sites officiels des communes (si celles-ci ont plus de 3.500 habitants).
Nota : Les comptes téléchargeables sur les sites officiels sont des fichiers informatiques au format
Pdf permettant la lecture à l'écran et qui sont appelés « maquettes ». (Nous verrons ultérieurement pourquoi ce nom).
Exercice pratique : Nous vous recommandons de vous munir dès maintenant d'un exemplaire du Compte Administratif de votre commune ou d'une commune de votre voisinage sous M14 afin de visualiser les explications qui vont suivre.
Apprenez tout d'abord à parcourir le Compte Administratif
1. La page de garde :
« Ce qu'elle nous dit »
a) Deux présentations
Vous remarquez que les pages de garde présentent plusieurs informations que nous allons commenter ci-après. Nous attirons dès maintenant votre attention sur l'existence de deux présentations des comptes :
• Le « Compte Administratif voté par nature »
• Le « Compte Administratif voté par fonction »
Voici ci-dessous les pages de garde de deux communes présentant leur « Compte Administratif », l'une « voté par nature » et l'autre « voté par fonction ».
Nous allons découvrir d'abord la présentation « par nature »
b) Référence à la « M14 »
C'est le manuel d'instruction officiel qui réglemente :
- d'une part la tenue des comptes de la commune (volume 1 intitulé « cadre comptable »)
- d'autre part la procédure de gestion des budgets (Volume 2 intitulé « cadre budgétaire »).
Nota : Avec la nouvelle instruction M57 on retrouve également le « cadre comptable » et le « cadre budgétaire »
C'est essentiellement avec le volume 2 que nous allons découvrir la gestion de la commune dans ses pratiques courantes et opérationnelles.
Précisons que quelques simplifications sont apportées pour les petites communes de moins de 3500 habitants (et plus encore pour les communes de moins de 500 habitants).
Nota : La gestion n'est pas figée et au fil des années des évolutions dans les procédures, des modifications dans le « plan de compte » sont inévitables. Ainsi une nouvelle instruction M57 est en train de remplacer la M14. Chaque fois que nécessaire nous préciserons les différences entre les deux.
c) La comptabilité n'est pas tenue par la commune !
Les comptes de la commune sont tenus par deux services totalement distincts mais en liaison étroite l'un avec l'autre :
• Le service local du « Trésor public » (appelé « Trésorerie » principale ou municipale selon la taille et le nombre de communes dont il a la charge) rattaché à la « Direction Générale des Finances publiques »
• Le service « Finances et comptabilité » de la commune sous la responsabilité du maire
En tant que « poste comptable » le Trésor public est chargé de la tenue de la comptabilité générale (c’est-à-dire financière et patrimoniale) (des) commune(s) et est garant du respect des normes et du plan comptable. Il tient seul, sous sa responsabilité personnelle et pécuniaire, la comptabilité générale de la commune.
Le trésorier est chargé d'encaisser les recettes et de payer les dépenses. Responsable de la comptabilité financière il s'assure en fin d'année que le résultat publié par la commune avec le Compte Administratif est identique à son résultat qu’il publie avec le Compte de gestion. il dresse le bilan financier.
Nota : Avec la M57 la procédure d'arrêté de la comptabilité est modifiée. Le Compte Administratif et le Compte de gestion disparaissent et sont remplacés par le seul Compte Financier Unique (CFU).
d) Les comptes sont dits « administratifs »
Dans toutes les communes les services comptables municipaux travaillent en étroite complémentarité avec les services du Trésor Public dans l'application des procédures administratives définies par la comptabilité publique et qui garantissent le respect des normes et des règles comptables (décrites dans le volume 1 « le cadre comptable » de l'instruction M14).
Dans ce cadre il revient aux services comptables de la commune :
1. d'engager les dépenses et les recettes de la commune,
2. de les déclarer au service de la trésorerie principale en lui transmettant les pièces justificatives accompagnées, dans le cadre des instructions définies :
o des imprimés appelés « mandats » correspondant aux dépenses
o des imprimés appelés « titres » correspondant aux recettes
3. d'enregistrer ces mandats et ces titres dans son système comptable pour les besoins de sa gestion.
C'est « le cadre budgétaire » ( volume 2) qui introduit à côté des dépenses et des recettes réelles de la comptabilité générale les prévisions de dépenses et de recettes de la commune.
e) un budget principal
L'expression « budget principal » fait penser naturellement qu'il existe aussi des « budgets annexes ».
Le budget principal représente les dépenses et les recettes correspondant aux activités et opérations courantes de la commune. Les budgets annexes regroupent les dépenses et les recettes propres à une organisation dotée d'une autonomie relative et dont l'activité tend à produire ou à rendre des services. Les services gérés en budgets annexes font l'objet d'un budget et d'une comptabilité distincts du budget principal.
Ces budgets permettent de fournir des indications détaillées sur le fonctionnement de ces services, de suivre d'année en année l'évolution de leur situation financière, de dégager leurs propres résultats, de décrire les mouvements financiers qui s'opèrent entre le budget général de la commune et chaque service.
Les résultats du budget principal et des budgets annexes font l'objet d'une présentation agrégée publiée en annexe du Compte Administratif.